Implementierung eines Datenschutzmanagements im Unternehmen

1. Formale einmalige Aktionspunkte

1.1. Bestellung eines betrieblichen oder externen Datenschutzbeauftragten

•  Für jede juristisch selbständige Unternehmenseinheit.
•  Bei mehreren Gesellschaften evtl. als "Konzerndatenschutzbeauftragter".

1.2. Einbindung in die betriebliche Organisation

•  Unterstellung der Geschäftsführung bzw. direkte Berichtsmöglichkeit gegenüber der GF.
•  Einbindung in die bestehenden Entscheidungsgremien im Unternehmen (Lenkungskreise, Management-Circle, Projektsteuerung) und sonstigen
Freigabeprozesse (Formulare, Sales- und Marketingaktivitäten).
•  U.U. Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat oder der Personalvertretung.

1.3. Erstellung des öffentlichen Verfahrensverzeichnisses

•  Das öffentliche Verfahrensverzeichnis ist "Jedermann" auf Antrag zur Verfügung zu stellen.

1.4. Realisierung der arbeitsvertraglichen Mitarbeiterverpflichtung

•  Verpflichtung nach § 5 BDSG (Datengeheimnis) sowie evtl. auf andere Geheimnisse (Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, Fernmeldegeheimnis, Einhaltung EDV-Richtlinien).
•  Belehrung im formellen Sinne.

2. Regelmäßige Aktionspunkte und "nice to have"

2.1. Schulungs- oder Sensibilisierungskonzept

•  Angebot regelmäßiger Mitarbeiterschulungen durch DSB oder Vorgesetzen.
•  Sensibilisierung durch E-Mails / Artikel im Intranet / Kommerzielle Flyer.
•  Regelmäßige Nachverpflichtung auf das Datengeheimnis.
•  Kommerzielle Schulungssoftware (Web-Based-Training) .
•  Sonstige Awarenessmaßnahmen.

2.2. Erstellung der internen Verarbeitungsübersicht

•  Manuell z.B. durch Vorlagen von BITKOM oder GDD.
•  Mittels spezieller Software z.B. DPROREG.

2.3. Gewährleisten von Datenschutzkonformität

•  Prüfung automatisierter Verarbeitungen (neue Verarbeitungen im Rahmen der Freigabeprozesse, alte Verarbeitungen im Rahmen von Audits bzw. anlassbezogen).
•  Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Vorabkontrollen.
•  Gewährleistung des Datenschutzes bei Auftragsdatenverarbeitung (§ 11 BDSG).
•  Sicherstellen der technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 9 BDSG u.a.

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