Ob Gratulationen durch den Arbeitgeber durch die Regelungen des Beschäftigtendatenschutzes gerechtfertigt sind, wird nicht einhellig beantwortet. Zwar wird das Geburtsdatum dem Arbeitgeber durch den Arbeitnehmer* mitgeteilt, jedoch zu anderen Zwecken.
Nach teilweiser Auffassung rechtfertigt § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) diese Verarbeitung nicht, da diese nicht zu Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG) erforderlich ist. Nach dieser Ansicht entspricht die Gratulation zum Geburtstag zwar einer Anstandspflicht, für die Zusammenarbeit notwendig ist sie aber nicht. Die Verwendung des Geburtsdatums zu Gratulationszwecken stellt dann auch ein Verstoß gegen das Prinzip der Zweckbindung dar, hat doch der Arbeitnehmer sein Geburtsdatum regelmäßig nicht zu dem Zweck zur Verfügung gestellt, Glückwünsche übermittelt zu bekommen.
Stellungnahmen aus der Literatur sollte man jedoch kritisch betrachten, da es häufig um verschiedene Sachverhalte geht. So ist zu differenzieren, ob es darum geht, dass der Arbeitgeber gratulieren möchte oder ob eine Liste der Geburtstage an die Mitbeschäftigten oder den Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung verteilt werden soll. Bei den letzteren Varianten würde ich ebenfalls eine Einwilligung als einzige Option ansehen. An die Freiwilligkeit muss man hier allerdings aufgrund § 26 Abs. 2 Satz 2 BDSG ("wenn für die beschäftigte Person ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird oder Arbeitgeber und beschäftigte Person gleichgelagerte Interessen verfolgen“) im Falle der Erteilung nicht Zweifeln. Jedoch kann die Veröffentlichung des Geburtsjahres möglicherweise nicht mehr erforderlich zur Zweckerreichung sein und zumindest unter dem Gesichtspunkt der Datensparsamkeit sollte man dieses nicht mit veröffentlichen. Eine Rechtsgrundlage für eine Mitarbeitergratulation durch den Arbeitgeber kann also die Einwilligung des Arbeitnehmers sein. Insbesondere bei Jubiläen, bei denen das Geburtsjahr ja inzident auch mitgeteilt wird, ist dies der zweifelsfrei richtige Weg.
Teilweise wurde in der Vergangenheit aber auch eine opt-out Lösung für vertretbar gehalten, nach der eine Kommunikation des Geburtstage (ohne Jahr) zulässig wäre, wenn die Beschäftigten rechtzeitig und nachweislich auf die geplante Veröffentlichung hingewiesen wurden und nicht widersprochen haben (so für die Bekanntgabe der Altersangabe bei Jubiläen aktuell noch bei Gola, Handbuch Beschäftigtendatenschutz, 8. Auflage, 2019, Rn. 894. „…ist hier regelmäßig die Einwilligung bzw. je nach Sachlage zumindest die zuvor ausdrücklich eingeräumte Widerspruchsmöglichkeit erforderlich“. Wir würden aber, wie oben schon geschrieben, nicht empfehlen sich heute noch auf die Widerspruchslösung zu stützen.
Für die Gratulation durch den Arbeitgeber selbst jedenfalls könnte (zusätzlich) aber auch auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO abgestellt werden, wenn man die Pflege des Beriebsklimas nicht sogar mit der Zweckbestimmung „Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses“ begründen will (vgl. Gola, Handbuch Beschäftigtendatenschutz, 8. Auflage, 2019, Rn. 479).
Im Ergebnis ist es je nach Fallsituation auch eine Gratulaltion ohne Einwilligung möglich bzw. vertretbar. Bei Geburtstagslisten oder öffentlichen Jubiläumsmitteilungen mit Altersnennung würden wir aber eine Einwilligung des Mitarbeiters empfehlen.
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* Wir verzichen zugunsten der Lesbarkeit auf gendersensible Sprache
